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Blindflug für das Management

Stolpersteine im Multi-Projektmanagement

20. November 2017

Englischer Artikel

Das Managen zunehmender Komplexität in der Zusammenarbeit, dabei vor allem das Arbeiten in Projekten und das Management komplexer Prozesse, stellen laut einer Umfrage des Institutes für Beschäftigung und Employability zwei der größten Herausforderungen der digitalen Transformation in Organisationen dar.

Die Unternehmen müssen sich einer hohen Dynamik und eines erstarkten Marktumfeldes stellen und können es sich dabei kaum leisten, wertvolle Energie und Unternehmensressourcen zu verschwenden. Durch ein gezieltes Multi-Projektmanagement lassen sich vorhandene Synergien nutzen und Ressourcen im Sinne des Unternehmens effizient planen. Dennoch verzichten noch immer viele Unternehmen auf dieses effektive Planungs- und Steuerungswerkzeug.

Potentiale durch PMO

  • Transparenz 85%
  • Nutzung Synergien 70%
  • Steuerungsfähigkeit 90%
  • Agilität managen 80%
  • Entscheidungsvorbereitung 90%

Projekte gezielt managen und überwachen

Ist ein Projektmanagement-Office (PMO) installiert und verfügt dieses über entsprechende Werkzeuge und Methodiken, welche direkte und gezielte Interaktion erlauben, so öffnen sich dem Unternehmen neue Möglichkeiten und Optionen. Zum einen kann ein solches Multi-Projektmanagement zum Controlling der einzelnen Abteilungen und Projektgruppen verwendet werden und somit für eine gezielte Steuerung der Erfolge sorgen. Viel wichtiger für den direkten Schaffungsprozess ist allerdings die Nutzung vorhandener Synergien in den einzelnen Projekten. Anstatt blind und im eigenen Projekt gefangen vor sich hinzuarbeiten, können Ergebnisse und Zwischenschritte über das Multi-Projektmanagement an die verschiedenen Projekte und Teams verteilt werden, sodass sich diese Elemente von allen Teams nutzen lassen. Doppelte Arbeit und hohe Entwicklungskosten durch fehlende Kooperation und Vernetzung, lassen sich durch ein gutes und strukturiert arbeitendes PMO effektiv verhindern. Auch die steigende Agilität der Projekte und damit einhergehende Änderungen des Projekt- bzw. Leistungsumfangs erhöhen den Bedarf eines gebündelten Projekt-Controllings.

Das „Silo“-Denken aufbrechen

Wenn sich die unterschiedlichen Abteilungen eines Unternehmens mit jeweils verschiedenen Projekten befassen, so entsteht oftmals ein „Silo“-Denken bei den Mitarbeitern, welches von Innen nur schwer aufgebrochen werden kann. Ressourcen und Mitarbeiter werden jeweils nur für das eigene Projekt geplant, eingesetzt und überwacht. Erfolge lassen oftmals lange auf sich warten, da selbst grundlegende Erkenntnisse von jedem Projekt-Team einzeln erarbeitet werden müssen. Wichtige Informationen und vorhandene Ressourcen bleiben somit stets im eigenen Projektteam und stehen anderen Teams und anderen Projekten innerhalb des Unternehmens nicht zur Verfügung. Durch den Einsatz einer Instanz zum Multi-Projektmanagement, lässt sich dieses Problem einfacher und effektiver umgehen und auflösen.

Blind-Flug für das Management

Die Geschäftsführer und Vorstände der Unternehmen sind für den wirtschaftlichen Gesamterfolg und die Geschäftsentwicklung verantwortlich und müssen dazu die unterschiedlichsten Projekte nicht nur freigeben, sondern oftmals auch eingreifen und überwachen.

Da die Projekte meist dezentral verstreut und mit verschiedenen Verantwortlichkeiten und Strukturen behaftet sind, ist es besonders zäh den Überblick zu behalten und aussagekräftig zu sein. Neben den „harten“ Controlling Kennzahlen sind zudem noch inhaltliche Aspekte und Zielstellungen zu steuern, um den Projekterfolg zu gewährleisten. Die Vergleichbarkeit der Projekte untereinander und eine direkte Bezugnahme ist oftmals nur zu Teilen gegeben. Das Management befindet sich bei solch verkrusteten Strukturen oftmals im Blindflug und muss sich auf die Leistungen der verschiedenen Projektteams verlassen.

Mit einem Multi-Projektmanagement kann dieses Problem einfach und effektiv umgangen werden. In einem gut implementierten Projektmanagement-Office laufen alle Ergebnisse und Entscheidungskriterien zusammen und können effizient und simpel aufbereitet dem Management präsentiert werden. Somit erhalten die wichtigen Entscheider eines Unternehmens jederzeit einen aktuellen und auf Fakten basierenden Überblick über die aktuelle Entwicklungsperspektive des Unternehmens und über den Fortschritt der einzelnen Projekte in Relation zueinander. Die Unterstützung durch zielgerichtete und anwenderfreundliche Software kann helfen die Komplexität zu senken und entsprechende Daten effizient zu sammeln, aufzubereiten und zu präsentieren.

Der Erfolg einer PMO Instanz hängt jedoch nicht zuletzt mit der sorgfältigen Konzeption und Implementierung der Rollen, Aufgaben und Zuständigkeiten in die Gesamtorganisation zusammen. Nur mit hinreichender organisatorischer Verankerung und entsprechender Akzeptanz können die Vorteile eines PMO wirken.

Wir informieren Sie gerne zur Implementierung eines Projektmanagement-Offices in Ihrer Organisation und entsprechender systemischer Unterstützung.